出国境事务
因公出国（境）人员申报流程及材料
因公出国（境）人员申报和审批严格按照“关于印发《中国科学院深圳先进技术研究院差旅费管理制度》、《中国科学院深圳先进技术研究院因公出国（境）管理办法》的通知”（深院财字[2020]54号）执行。
一、因公临时出国（境）审批流程
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全时员工 |
学生、博后、联培生 |
非全时、劳务人员 | |
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审批 流程 |
1、取得邀请信 2、ARP审批（事前） 3、获得中科院批件 4、办理因公护照（如需） 5、办理因公签证 6、行前教育，出国执行公务 7、ARP归后总结（事后） 8、完成报销，流程结束 |
1、取得邀请信 2、纸质版审批表（附件三） 3、自行办理因私护照、签证 4、行前教育，出国执行公务 5、纸质版总结表（附件五） 6、完成报销，流程结束 |
1、取得邀请信 2、纸质版审批表（附件四） 3、自行办理因私护照、签证 4、行前教育，出国执行公务 5、纸质版总结表（附件五） 6、完成报销，流程结束 |
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材料要求 |
1、邀请信 2、预算明细表 3、出访人员备案表 4、详细日程安排 5、在职证明（如需） |
1、邀请信 2、预算明细表 3、详细日程安排 4、出访必要性说明 5、论文首页、接收通知 6、个人简历 |
1、邀请信 2、预算明细表 3、详细日程安排 4、出访必要性说明 5、人员合同、协议证明 |
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申请 时间 |
国外提前2个月提出申请 港澳地区提前15天申请 |
国外提前1-2个月提出申请 港澳地区提前15天申请 |
国外提前1-2个月申请 港澳地区提前15天申请 |
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特别 提醒 |
1、港澳台，外籍员工仅完成审批流程（1-2步） 2、在职证明：60岁以上人员出访（近3个月内开具） |
1、无中科院批件 2、原籍学校出具的同意出访函 （盖章）、导师签字（联培生） |
1、无中科院批件 2、非全时人员（客座教授） 需提供“双聘”协议 3、劳务人员提供劳务合同 |
注：1、因公赴港澳地区，当天往返的，须依据《中国科学院深圳先进技术研究院差旅费报销制度》，按出差流程执行；在港澳停留时间1天以上的（当地产生住宿），须按照因公出国审批流程执行。
2、部分国家住宿费预算可参照附件二：《财政部、外交部关于调整因公临时出国住宿费标准等有关事项的通知》财行[2017]434号，执行。
二、中长期出国（境）
1、先进院各单元利用公费派遣本单位的科研人员长期出国（境）进行科学实验、观测、合作研究、进修等任务，须履行因公出国（境）报批手续，办理中科院因公出访任务批件。各单元可根据科研项目需要，安排在外停留时间，原则上不超过365天。
2、因公出国（境）3个月以上的人员，员工应与深圳先进院人资处签订《中国科学院深圳先进技术研究院出国访问协议书》，保证按期回国，并履行合同规定。学生参照教育处相关协议执行。
3、由深圳先进院公费派遣员工、学生出国留学研修，按照《中国科学院深圳先进技术研究院优秀青年员工公派出国研修管理办法》进行管理。
三、因公赴台湾地区审批流程
【项目类型】两岸会议、国际会议、短期学术交流、合作研究、商务访问等。
【报批流程】因公赴台湾地区需要先立项后报批，请务必提前三个月申报。按以下流程报批：
1.中国籍员工赴台湾地区参加两岸会议、国际会议，须办理中国科学院赴台立项、国台办因公赴台任务批件。
2.中国籍员工赴台进行短期学术交流，须办理先进院赴台立项、国台办因公赴台任务批件。
3.港澳台、外籍员工赴台参加两岸会议、国际会议、进行短期学术交流等，须办理中国科学院赴台立项。
【国台办赴台批件材料】全部赴台立项材料、因公临时赴台备案表、赴台人员名单。
【证件办理】往来台湾通行证件、签注无因公、因私之分，均由出访人自行办理。
报中国科学院港澳台办申请赴台立项的，需提供纸质附件材料如下：
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任务类型 |
材料清单 | |
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两岸会议 |
1. 台方邀请函 2. 在台行程安排 3. 会议背景材料 4. 全体参会人员名单 |
5. 科技保密证明 6. 受邀祖国大陆全体人员名单 7. 赴台项目申请表 8. 因公临时赴台人员备案表 |
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国际会议 |
1. 台方邀请函 2. 会议承诺函 3. 在台行程安排 4. 会议背景材料 5. 会议议程 |
6. 全体参会人员名单 7. 科技保密证明 8. 赴台项目申请表 9. 因公临时赴台人员备案表 |
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短期学术交流 |
1. 台方邀请函 2. 在台行程安排 3. 邀请单位简介 |
4. 科技保密证明 5.因公临时赴台人员备案表 |
注意：
1.材料均不得出现“两个中国”、“一中一台”等敏感问题内容。
2. 材料不得出现“中华民国”（包括英文“RepublicofChina”和英文缩写“R.O.C"），民国××年字样。
3.若台方提供材料为英文或含有英文，则需附中文翻译件。
4.“在台行程安排”应为台湾邀请方出具的“大陆地区XX来台从事相关活动行程表”，须明确每天上下午的活动安排（不得出现“自由活动”或“休息”字样），需涵盖赴台和返回当天日程。
5.赴台参加两岸会议和国际会议，需要提交由台湾会议举办方提供的“全体参会人员名单”，名单内容包括姓名、职务、工作单位等。
6.赴台参加国际会议，需由台湾会议举办方提供“会议承诺函”，承诺会议过程中不涉及“一中一台”、“两个中国”等政治敏感问题。
四、常见问题解答
1．因公出访办理流程的适用范围？
答：适用于先进院全部正式员工，凡需要出国执行公务，都必须按照因公出访流程办理相应出国手续。
2．如暂无官方邀请函，能否提交ARP事前申请？
答：需邀请方出具的正式邀请函信作为附件上传。
3．没有上报批件或批件被驳回，是否可以照常出访？
答：除学生、在站博士后、非全时、劳务人员外，全时员工（含港澳台、外籍）因公出访须办理中国科学院批件，如因个人原因导致缺少中国科学院批件，不得出国执行公务。
4．如多人出国执行同一出访任务，能否分别报送批件？
答：需作为“团组”共同报送批件，不得拆分团组多次申报。
5．能否连续执行2个或以上的出访任务？
答:确有需要，可以连续执行2个或以上出访任务，但需提供不同任务的官方邀请函，否则无法办理中国科学院批件。（如：“参加SICI国际会议，顺访***大学”则需要提供会议邀请函和参访***大学的邀请函）。
6．如何界定因公出国境时间？
答：按照院合作局相关规定，申请的出访时间必须与邀请函上的受邀时间一致，最多可根据实际情况，前后各顺延1天。如申请的出访时间过长，批件将予以驳回。
7．能只办理因公护照，不办理因公签证吗？
答：广东省外事办要求因公护照及签证材料统一受理，不单独受理护照申请。
8．已办理中国科学院批件，但临时有变，可以推迟或更改出访时间吗？
答：如在批件有效期内推迟出访，且回国时间仍在批件有效期内，则可行；如出入境时间超出批件有效期，则禁止出访，需重启批件流程，修改批件出入境时间。
附件二：《财政部、外交部关于调整因公临时出国住宿费标准等有关事项的通知》财行[2017]434号
